Les mails du boulot, les mails de bons plans shopping, les mails pour l’organisation de l’EVJF de votre BFF, les mails indésirables… Comment ne pas crouler sous cette masse d’informations ?
Fabienne Broucaret et Virginie Boutin, auteures de 2h chrono pour déconnecter (et se retrouver) paru chez Dunod, nous livrent quelques astuces pour faire le vide :
1. Apprendre à chercher pour arrêter de trier
Quand on passe des heures (si, si… à la fin du mois cela fait plusieurs heures) à trier-classer-ranger ses mails, on a un sentiment de maîtrise qui a son attrait, certes. Mais admettons-le, ce temps a très peu de valeur ajoutée. Il puise dans notre stock d’énergie mentale (« où mettre ce mail ? il a sa place dans 3 dossiers différents… ») et dans notre stock de temps (« déjà 11h…. est-ce que je continue à trier ou je commence à répondre aux nouveaux mails… »).
Au nom de la productivité et de la zénitude, apprenez à chercher.
Ce que l’on cherche à faire en triant c’est de pouvoir retrouver un mail facilement quand on en a besoin, non ? Pour cela il y a la recherche. Sur certaines messageries elle est très performante car elle a été pensée comme le nerf de la guerre (Gmail), sur d’autres elle demande un petit apprentissage linguistique, qui sera largement récompensé par le sentiment de maîtrise et le gain en efficacité.
- Faire le vide
C’est vraiment un challenge car une partie de nous aimerait bien tout garder, au cas où… et puis tous ces mails symbolisent les liens avec les personnes qui les écrivent, et représentent aussi quelques heures de travail, alors les écarter… ça fait peur.
Oui, mais… ces mails nous encombrent le cerveau. Même si on ne traite que les nouveaux arrivés, tous les autres sont là, à l’écran, qui viennent puiser dans notre énergie mentale par leur simple présence.
Alors le défi consiste à décider arbitrairement une date de péremption : tout ce qui a plus de (3 jours, 1 semaine…comme vous voulez) on le déplace en masse dans un dossier de l’année, hors de notre vue.
Et comme on a appris à chercher efficacement, on retrouve toujours ses petits.
- Le mode tiroirs
Si vous regardez vos mails en continu « au fil de l’eau » toute la journée… vous perdez beaucoup de temps et d’énergie. La solution : en fonction de votre métier, choisissez une fréquence à laquelle vous allez traiter les mails. Cela peut être 2 fois par jour, cela peut être moins ou plus mais surtout pas en continu. Que diriez-vous d’un facteur qui viendrait sonner à votre bureau 30 fois par heure pour vous faire signer un accusé de réception ?
Le défi : la plus grande partie de la journée, fermez les messageries (ordi et smartphone), désactivez les notifications, tournez l’écran du smartphone vers la table… tout accès visuel aux mails est retiré, vous êtes concentrées, vous travaillez (enfin). Et quand VOUS le décidez, vous prenez une heure (plus ou moins) pour traiter les mails : vous décidez quand vous ouvrez le tiroir qui contient le courrier, pas l’inverse.
Cerise sur le gâteau : ajoutez à votre signature de mail « Par souci d’efficacité, je regarde mes mails x fois par jour. Merci de m’envoyer un SMS si votre demande est urgente. »